SISTEM FILLING ABJAD

Istilah-istilah dalam filing sistem abjad

1.      Kode : tanda atau simbol yang dibubuhkan pada lembaran warkat

2.      Indeks : suatu daftar atau tabel yang dipergunakan dalam pekerjaan filling (kearsipan)

3.      Mengindeks : kegiatan membagi nama.judul (caption/cacth word/kata tangkap) atas beberapa unit

4.      Unit : bagian terkecil dari suatu nama/judul/caption

5.      Kode arsip : diambil dari abjad pertama dari unit pertama

Peraturan mengindeks dan memberi kode

1.      Peraturan mengindeks dan memberi kode nama orang. Dalam peraturan mengindeks nama orang maka nama orang dibedakan atas :

a.       Peraturan mengindeks nama orang indonesia

1.      Nama tunggal/nama yang terdiri dari satu kata diindeks sebagaimana nama itu ditulis (satu unit).

Nama/caption	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
Saleh	Saleh			Sa
Helveradelnofianti	Helveradelnofianti			He

2.      Nama ganda : nama yang terdiri dari lebih dari satu kata diindeks berdasarkan nama terakhir.

Nama/caption	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
Mesra Helen	Helen	Mesra		He
Kaisar Rahardi Yudha	Yudha	Kaisar	Rahardi	Yu

3.      Nama keluarga, suku dan marga

Nama orang yang diikuti nama keluarga (Jawa), atau nama suku/marga/kaum (Minang, Batak, Maluku) diindeks berdasarkan nama keluarga, suku, marga atau kaum.

Nama/caption	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
Sigiti Muhono	Muhono	Sigit		Mu
Farizal Koto	Koto	Farizal		Ko
Abdul Haris Nasution	Nasution	Abdul	Haris	Na
Andike Watimena	Watimena	Andike		Wa

4.      Nama yang memakai singkatan di depan atau di belakang, diutamakan nama jelasnya

Nama/caption	Unit I	Unit II	Unit III	Unit IV	Kode
B.J.Habibie	Habibie	B	J		Ha
T.D.Abdul Halim	Halim	Abdul	T	D	Ha
Titiek W.S	Titiek	W	S		Ti

5.      Nama yang memakai gelar (gelar kebangsawanan , keagamaan, kesarjanaan, kepangkatan) yang diindeks adalah nama asli, marga atau keluarga. Sedangkan gelar ditempatkan pada unit terakhir dalam tanda kurung. Tetapi bila gelar itu diikuti nama tunggal, maka gelarnya ikut diindeks.

Nama/caption	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
Arman Dt. Majoindo	Arman	Datuk	Majoindo	Ar
Sutan Syahrir	Syahrir	Sutan		Sy
Raden Ajeng Kartini	Kartini	Raden	Ajeng	Ka
K.H. Ali Yafi	Yafi	Ali	(K.H)	Ya
Prof. Dr. Yurnalis Kamil	Kamil	Yurnalis	(Prof. Dr)	Ka
Jendral Feisal Tanjung	Tanjung	Feisal	(Jendral)	Ta

Gelar-gelar yang dipakai di indonesia :

a.       Gelar kebangsawanan : datuk, Sultan, andi, BRA, Raden, Raden Ajeng, RM, Kanjeng, Sinuhun, Tumenggung, Sunan

b.      Gelar keagamaan : Buya, Kyai, Haji/hajjah, Teuku, K.H, Pendeta, Pastor, Uskup, Biksu

c.       Gelar akademis : Prof, Dr, Drs, Dra, dr, S.H, S.E, S.Pd, S.AG, M.M, Msc, M.S, Bsc, M.Ba

d.      Gelar jabatan : Ketua RT/RW, lurah, camat, bupati, walikota, gubernur, menteri, kepala, sekjen, presiden

e.       Gelar kepangkatan : Prajurit, Kopral, Serda, Sertu, Serma, Letda, Lettu, Kapten,Mayor, Letkol, Kolonel, Brijen, Mayjen, Letjen, widya iswara, pembina utama, pembina madya, pratama, pembina

6.      Nama orang indonesia dengan urutan kelahiran (orang bali) diutamakan nama diri, diikuti urutan kelahiran dan gelar kalau ada.

Nama/caption	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
I Ketut Widyada	Widyada	I Ketut		Wi
I Gusti Made Tina	Tina	Made I Gusti		Ti

7.      Nama yang didahului nama baptis, maka yang diindeks adalah nama aslinya

Nama/caption	Unit I	Unit II	Unit III	Unit IV	Kode
Ig. Salmeno	Salmeno	Ignatius			Sa
F.X. Yudi Falentino	Falentino	Yudi	Fransiscus	Xaperius	Fa

8.      Nama wanita yang diikuti nama suami, nama keluarga suami atau nama orang tuanya termaduk nama yang memakai tanda hubung diutamakan nama suami, keluarga suami atau nama orang tuanya.

Nama/caption	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
Ny. Yunita Ibrahim	Ibrahim	Yunita	(Ny)	Ib
Santi Salami-Surono	Salami-Surono	Santi		Sa
Heny Purwonegoro	Purwonegoro	Heny		Pu

9.      Nama yang memakai kata bin, binti, al dsb, maka kata tersebur diindeks menjadi satu dalam satu unit. Tetapi diabaikan dalam penyusunan kode abjadnya.

Nama/caption	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
Hasan bin Ibrahim	bin Ibrahim	Hasan		Ib
Melia binti Sadikin	binti Sadikin	Melia		Sa
Harun al Rasyid	al Rasyid	Harun		Ra

10.  Nama orang yangmasih menggunakan ejaan lama, diindeks berdasarkan nama dalam ejaan tersebut dan diberi lenbar petunjuk silang dengan kata lihat untuk nam dalan ejaan baru.

Nama/caption	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
Ibrahim Soetopo Yoedi	Yoedi	Ibrahim	Soetopo	Yo
Soeharto	Soeharto			So

b.      Peraturan mengindeks nama orang asing

1.      Nama orang Eropa, Jepang, India dan Korea

a.       Nama orang barat Jepang, India dan Korea diindeks berdasarkan nama keluarga dan biasanya terdapat setelah nama asli

Nama/caption	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
George R. Terry	Terry	George	R	Te
Yashuhiro Takada	Takada	Yashuhiro		Ta
Mahatma Gandhi	Gandhi	Mahatma		Gh

b.      Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung, diindeks sebagai katu kata

Nama/caption	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
Sylvia Lopper-Tiana	Lopper-Tiana	Sylvia		Lo
Charles Bick-Grand	Bick-Grand	Charles		Bi

c.       Nama ketiga (surname) orang barat yang diikuti dengan firefiks (awalan) seperti A, D, Del, Dela, Des, Da, Di, Du, L, Le, Des, Mc, Mac St, Van, Vander, El, Fitzs, O, R

Nama/caption	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
Robert Mc Donel	Mc Donel	Robert		Do
Giovani A Prato	A Prato	Giovani		Pr

d.      Nama orang Cina dan Korea diindeks tetap nama keluarganya. Biasanya nama keluarga berada di depan nama

Nama/caption	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
The Liang Gie	The	Liang	Gie	Th
Tan Yew Hok	Tan	Yew	Hok	Ta

2.      Peraturan mengindeks dan memberi kode nama perusahaan

a.       Nama perusahaan pada umumnya. Yang diutamakan adalah nama yang dipentingkan baru diikuti jenis badan hukum atau kegiatannya

Nama/caption	Unit I	Unit II	Unit III	Unit IV	Kode
PT POS Indonesia	Pos	Indonesia	Perseroan	Terbatas	Po
Pt Mekarsari	Mekarsari	Perseroan	Terbatas		Me
Pabrik Sepatu Bata	Bata	Pabrik	Sepatu		Ba
Toko Buku Gunung Agung	Gunung	Agung	Toko	Buku	Gu
Perusahaan Roti Aroma	Aroma	Perusahaan	Roti		Ar

b.      Nama bank atau perusahhan yang disingkat, harus dipanjangkan terlebih dahulu, kemudian diindeks sebagaimana nama itu ditulis.

Nama/caption	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
BRI	Bank	Rakyat	Indonesia	Ba
IBM	International	Business	Machine	In
GIA	Garuda	Indonesia	Airways	Ga

c.       Nama perusahaan yang terdiri dari angka sebagai bagian dari nama perusahaan tesebut, diindeks angka itu sebagai satu unit.

Nama/caption	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
Toko 234	Toko	Dua tiga empat		To
Club 007	Club	Zero zero seven		Cl
Bengkel Motor 202	Bengkel Motor	Dua nol dua		Be

d.      Nama perusahaan yang menggunakan huruf dan bukan merupakan singkatan, maka diindeks sebagai unit tersendiri.

Nama/caption	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
PT YZ	Y	Z		Y
Firma ABC	A	B	C	A

e.       Nama perusahaan yang memakai tanda penghubung seperti dari dan pada of and dsb. Tidak diindahkan dalam mengindeks dan ditempatkan di antara tanda kurung

Nama/caption	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
Andi & motor service	Andi (&)	motor	service	An
Modern fashion and make up	modern	Fashion (and)	Make up	mo
Bank of america	Bank (of)	america		Ba